わかりやすく再利用しやすいフォルダ/ファイルの整理方法
皆さん、仕事等でパソコンを使って文書を作成すると思います。また、共有フォルダを使って、他の人が作った過去の資料を参照したり、再利用したりすると思います。
しかし、それらはちゃんと整理できているでしょうか？１年前に作ったあのファイルがどこにあるかわからない、同じようなファイルがいっぱいあってどれを使えばいいかわからない、といったようなことは起きていませんか？
今回は、「わかりやすく再利用しやすいフォルダ/ファイルの整理方法」を書きます。人によってはそんなのあたり前じゃん、って内容ですが、参考にしてもらえると嬉しいです。
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はじめに
私は大学の４年間、塾講師のバイトを行っていました。その塾では、講師は教材プリントを自作するのですが、以下のような問題が起きていました。
- 紙媒体で教材を作成していて、整理されていないので、内容がわからず再利用できない。同じようなプリントを毎年手作りして大変
- 講師が各々教材を作り、共有されないので、よい教え方が共有されない
この問題に対して、私は塾にDropboxを導入して教材をすべて電子ファイルで共有することにしました。また塾の共有フォルダを卒論の題材として、何年使ってもフォルダがなるべくごちゃごちゃにならず、再利用しやすいような、フォルダ階層の作り方や運用ルールを研究しました。結果、現在もこの共有フォルダは利用され、少しづつ教材や指導方針を蓄積できて、再利用して効率よく業務ができています（多分）。
今回はその経験に基づいて、いい感じの文書整理方法を紹介します。前提として、簡単に変更できないような厳粛な管理の共有フォルダではなくて、個人のローカルのフォルダや、みんなでファイルを追加変更しながら使っていくフォルダを想定します。また、管理はなるべく少なく、保存するときの手間も最小限にしたいので、必要最低限の基本原則や簡単なテクニックにとどめます。
フォルダ階層とネーミングが重要
よい文書整理は、「フォルダ階層」と「ネーミングルール」の２要素からなります。この2要素をそれぞれ説明します。なおフォルダ階層は、Windowsのエクスプローラーで使うような、以下のようなものを指します。
1．フォルダ階層の基本原則 年度 vs カテゴリ
フォルダ階層は、上位階層を「年度」にするか「カテゴリ」にするかを決める事が重要です。ファイルの種類や発生の仕方に着目して、どちらにすべきかを判断します。
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上位階層を「年度」で分ける
不定期にバラバラな内容で発生するもの。
- 上位階層を「カテゴリ」で分ける
毎年大体同じ時期に、同じ内容で発生するもの。ツール、フォーマット類。
具体例を以下に示します。
上位階層を「年度」で分類すると、どれだけ頻度や内容にバラツキのある案件があったとしても、強制的に時間軸で区分されるため、フォルダが無造作に作られてぐちゃぐちゃに発散するのを防ぐことができます。たまに参照するための記録、という意味合いが強くなります。
一方、上位階層を「カテゴリ」で分類すると、利用したい内容に素早くたどり着きやすくなります。そのため頻繁に使うツール類や、必ず毎年発生するような資料をこの方法で蓄積します。こちらは何度も再利用するための道具箱、という感じです。
なお、仕事上発生するファイルの大半は前者の「上位階層を年度」で分類するのが有効だと思います。（場合によるとは思いますが。）
その他フォルダの活用方法
その他、特に複数人で利用する共有フォルダで有効なテクニックを紹介します。
個人フォルダの設置
共有フォルダ内部に、みんなで使うフォルダとは別に、各個人用のフォルダを作ります。個人フォルダ内は、各人自由に使って良いことにします。また定期的に棚卸して、有用な共有すべき資料がある場合は、みんなが使う本流のフォルダに移動します。
こうすると、みんなで使うフォルダが各個人の謎フォルダやゴミファイルであふれるのを防ぐことができます。また、個人フォルダは誰でも見れる状態にあるので、ある他の人の仕事の仕方を参考にしたりすることができます。
とりあえずフォルダの設置
誰かに受け渡す用の資料や、その場限りでしか使わない資料を置くためのフォルダです。定期的に中身を削除するようにします。
2．ネーミングルールの基本原則 「年月日」「内容」
次に重要なのは、フォルダやファイルのネーミングルールです。といっても難しいことはなくて、「年月日」「内容」を必ず記載するようにすればいいだけです。
以下にいい例と悪い例を示します。
「年月日」「内容」が重要なのは、ファイルを再利用する際の手掛かりとなるためです。上記のような悪い例で、同じような名前のファイルが複数あったり、内容がわからない、どれが最新なのかわからない、という状態だと、いちいち全部ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。ちゃんとファイル名が記載されていれば、一目で必要なファイルを見分けることができます。また、エクスプローラーの検索を使って資料を探すこともできます。
慣れれば手間じゃないので、ファイルを新規作成する際には、必ず「年月日」「内容」をタイトルに記載するクセをつけるとよいでしょう。
その他ネーミングの活用方法
その他、テクニックを紹介します。
連番、記号を使う
ファイル名先頭に連番や記号をつけることで、順序付けて並べたり、同一階層でカテゴリ分けをすることができます。具体例は以下。
図書館の分類のように連番をつけることで、カテゴリ分けができます。また、利用頻度の順に並べたりもできます。こうすると目当てのフォルダやファイルが探しやすくなります。あとからカテゴリが増えるのを見越して、桁数を多くしておいたり、0番台や9番台を残しておくのがコツです。
また名前に記号をつけておけば、常にフォルダ内の先頭にファイルやフォルダが来て目立たせることができます。必要がなくなったら、記号を外せばいいので使い勝手が良いです。
_oldフォルダを作る
前回の修正内容を残しながら資料を作成したりする場合、同じ名前のファイルをコピーして作成すると思います。しかしファイル名での版管理は難しいため、どれが最新のものかわかりづらくなります。
そういう場合はとりあえず「_old」フォルダを作っておくとよいです。古いものはどんどんoldフォルダに放り込んで、目に見えるのは常に最新のファイルにしておくと、目的のファイルが分かりすくなります。「_old」フォルダの先頭に "_" (アンダースコア)をつけているのは、フォルダ内で常に先頭に並ぶようにするためです。
以上、フォルダ/ファイルの整理方法を紹介しました。こういった資料の整理方法はネットにあふれていますが、個々人の状況によって合う合わないがあります。基本原則を守りながら、色々調べて試してみるといいと思います。
